El punto inicial sobre el que debemos partir es que informar no es comunicar. Lo primero solo requiere un emisor, un mensaje y un receptor… y ahí se queda todo. La comunicación, en cambio, es un sistema mucho más complejo y enriquecedor: emisor y receptor se intercambian los papeles y los mensajes corren en diversas direcciones.
No importa si eres una microempresa o una gran multinacional, la comunicación interna es básica para el buen funcionamiento de la organización. Existen muchas razones para implementar una buena política de comunicación interna. Entre sus beneficios: permite a sus integrantes cubrir su necesidad de pertenencia a un grupo (pirámide de Maslow), a la vez que potencia el sentimiento de compromiso para la consecución del proyecto común (1+1=3) y permite entender la razón por la que hacen las cosas. Una mala comunicación interna favorece la rumología con informaciones contrarias que en muchos casos perjudican la realización del trabajo individual y del colectivo, llegando incluso en casos extremos a poner en peligro la propia viabilidad de la compañía.
Para que una política de comunicación funcione debe estar respaldada por la dirección, quien será ejemplo y pedirá a su equipo la misma trasparencia, y que a su vez pondrá a disposición de su equipo aquellas herramientas necesarias para conseguir los objetivos elegidos.
LAS HERRAMIENTAS
Existen diversas herramientas para potenciar la comunicación interna, algunas de ellas de escaso coste económico y que sin embargo los resultados son óptimos. Desde reuniones informales de todo el equipo al inicio de un ejercicio (diciembre es un buen momento para dar a conocer los objetivos del año próximo, así como lo que se espera a nivel colectivo), hasta una simple encuesta anual para conocer aspectos como el grado de aceptación de una iniciativa de la dirección, también para comprobar el grado de integración entre equipos o la propuesta para la implantación de un beneficio social (que a pesar de tener buenas intenciones no cubre una verdadera necesidad del colectivo), hasta una intranet en la que cada empleado pueda recibir y hacer llegar sus propuestas.
Las herramientas deben elegirse teniendo en cuenta la distribución física de la plantilla (no es lo mismo un único centro o si existen multitud de centros de trabajo – delegaciones o tiendas- que deben interactuar entre sí) y el perfil de las personas que integran la compañía, ya que una mala elección de la herramienta puede dar al traste con los resultados tras haber hecho una inversión. No conviene caer en la autocomplacencia y decidir la herramienta sin consultar con profesionales en su implantación, ya que aunque una herramienta puede estar “de moda” pero podría no ser la más adeudada para el logro de los objetivos establecidos.
Cada vez están más extendidas las redes sociales, las cuales podrían ser una herramienta de comunicación solo si se hace un uso correcto de las mismas. Conviene aclarar que no todas son válidas para este objetivo, hay que establecer los parámetros de su uso para garantizar que se hace una utilización correcta y no convertirla en una plataforma de ciberdisputas internas.
Quiero invitar a todas las empresas, no importa su tamaño, a implementar una política de comunicación interna que favorezca el conocimiento colectivo y la transparencia (con ciertos límites) pues se favorecerá que el equipo quede cohesionado entendiendo la razón por la que hacen las cosas y los resultados a medio y largo plazo sean mucho más enriquecedores.
